czyli dbałość o porządek i skrzętne gospodarowanie w każdym czasie i miejscu, u siebie i wokół siebie
SELEKCJA
posortowanie i wyselekcjonowanie rzeczy niepotrzebnych i nieużywanych, pozbycie się ich z danego miejsca lub wyrzucenie,
SYSTEMATYKA
poukładanie rzeczy potrzebnych w systematyczny i uporządkowany sposób; im rzeczy są częściej używane, tym łatwiej powinny się znaleźć w zasięgu ręki lub być umieszczone w widocznym i dostępnym miejscu,
SPRZĄTANIE
dokładne wyczyszczenie, odkurzenie, wysprzątanie, odnowienie i uporządkowanie miejsca pracy i jego otoczenia,
SCHLUDNOŚĆ
ciągłe utrzymywanie w porządku, czystości i schludności miejsca pracy, miejsca pobytu, jego otoczenia i oczywiście samego siebie,
SAMODYSCYPLINA
stosowanie i utrzymywanie dyscypliny postępowania i działania, szczególnie wobec siebie oraz także w stosunku do współpracowników; zachęcanie ich do wspólnego udziału w utrzymywaniu 5 S, uczenie i szkolenie - stosowanie własnego przykładu, dbanie o środowisko oraz bezpieczne warunki pracy.
Trzy pierwsze S służą do wprowadzenia systemu Praktyk 5 S,
zaś
dwa ostatnie S - do jego utrzymywania, dalszej poprawy i rozwoju.
Trzeba zaczynać od selekcji przechodząc przez systematykę, sprzątanie (i jeszcze raz powtórzyć tę kolejność dla sprawdzenia), by przejść do schludności i samodyscypliny, ciągle nadzorując wszystkie elementy systemu.
Postępowanie to ma stanowić naturalny odruch, stać się nowym i najzwyklejszym nawykiem zdecydowanie wspomagającym ciągłe usprawnianie sposobów działania.
System i filozofia Praktyk 5 S jest podstawą skutecznego i efektywnego zarządzania, punktem wyjścia do wspólnego sukcesu organizacji na określonym rynku. W krótkim czasie można się spodziewać wzrostu produktywności nawet o 30 %.
Praktyki 5 S stanowią najważniejszą bazę do odpowiedniego wdrożenia i utrzymywania systemów jakości opartych o normy serii ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, a także TQM.
Ważne jest współdziałanie, czyli wspólne postępowanie, które uwzględnia korzyści zarówno dla poszczególnych osób, jak i całej organizacji. We wdrażaniu Praktyk 5 S powinno się zaangażować całe kierownictwo i wszystkich pracowników. Zaangażowanie to powinno być rzeczywiste i ciągłe.
SELEKCJA - ODDZIEL RZECZY NIEPOTRZEBNE !
Posortuj i wyselekcjonuj rzeczy niepotrzebne i nieużywane, pozbądź się ich z danego miejsca lub wyrzuć je. Postępuj wg następujących kroków:
Krok 1 Spójrz wokół siebie przy swoim stanowisku pracy i wyrzuć natychmiast rzeczy należące do ciebie, których więcej nie będziesz używać.
Krok 2 Popatrz jeszcze raz wokół swojego stanowiska pracy i sprawdź, czy posiadasz rzeczy, które należą do innych osób i nie są tobie potrzebne. Jeśli tak jest, postaraj się je szybko oddać osobom, do których należą i którym mogą być przydatne. Jeśli natomiast nie rozpoznasz ich właściciela, umieść na takim przedmiocie tzw. czerwoną kartkę - czyli krótką notatkę dyspozycyjną, jednolitą dla całej organizacji. Wystaw tę rzecz w widocznym określonym miejscu.
Krok 3 Sprawdź jeszcze raz oddzielone rzeczy zbędne i niepotrzebne, a w razie wątpliwości odstaw je bądź wyrzuć, ale nie chowaj ponownie. Skontroluj "czerwone kartki", skontaktuj się z ich "właścicielami", a jeżeli tacy nie znajdą się - przedmiot ten usuń. Zadziałaj zgodnie z wzajemnymi dyspozycjami i uzgodnieniami. Firma powinna ustalić własne i obiektywne kryteria oraz normy (standardy) odnośnie do sklasyfikowania i postępowania z odpowiednimi rzeczami w takich działaniach.
SYSTEMATYKA - STWÓRZ SYSTEM UŁOŻENIA RZECZY! Poukładaj rzeczy potrzebne w sposób systematyczny i uporządkowany; im rzeczy są częściej używane, tym bliżej i łatwiej powinny się znaleźć w zasięgu ręki lub być umieszczone w widocznym i dostępnym miejscu. Postępowanie jest następujące:
Krok 1 Postępuj według zasady: Miejsce dla każdej rzeczy, każda rzecz na swoim miejscu. Zadecyduj, gdzie jest miejsce każdej rzeczy, lecz uwzględnij normy i ustalenia wewnątrzzakładowe. Przygotuj pewien plan ustawienia rzeczy stosując systemowe podejście - sprawdź go (nawet na rysunku) i skoryguj go.
Krok 2 Przemyśl to jeszcze raz. Rzeczy używane najczęściej powinny być najbliżej, a te używane rzadziej - umieszczone dalej. Zastanów się jak i dlaczego chcesz usystematyzować położenie potrzebnych rzeczy oraz przedyskutuj to ze współpracownikami. Każdy może stworzyć własny system uporządkowania rzeczy, nie należy nikomu narzucać niechcianych rozwiązać. Pamiętaj o zasadzie: Każda rzecz musi wracać na swoje miejsce. Wszystko powinno być proste do znalezienia i łatwo dostępne.
Krok 3 Należy stworzyć widoczny plan usytuowania rzeczy. Ma on na celu zapobiec sytuacjom, kiedy zapomina się miejsca położenia danej rzeczy po jej użyciu - dotyczy to szczególnie rzeczy rzadko wykorzystywanych. Dodatkowo każde miejsce powinno być właściwie oznaczone (np. naklejki, etykiety, opisy, rysunki), aby je łatwo dostrzec oraz aby było widać czego brakuje. Wprowadzane zmiany należy natychmiast nanosić na plan oraz oznaczenia.
SPRZĄTANIE - POSPRZĄTAJ U SIEBIE I WOKÓŁ SIEBIE! Dokładnie wyczyść, odkurz, wysprzątaj, odnów i uporządkuj miejsca pracy i jego otoczenia. Przy trzecim S należy postępować w następujący sposób:
Krok 1 Posprzątaj i wyczyść dokładnie wszystkie zakątki w miejscu pracy i otoczeniu, ustal ze współpracownikami obszary porządkowania. Co należy naprawić to napraw, a co wymaga odnowienia - pomalowania czy wymiany - zrób to. Pamiętaj o zasadzie: Nie robisz tego na pokaz, tylko dla siebie - więc zrób to niezwykle dokładnie, nie omijaj miejsc ukrytych i niewidocznych.
Krok 2 Wyczyść i odkurz wszystkie rzeczy, których używasz oraz miejsca, na których leżą. Odkurzaj je następnie regularnie nie czekając, aż staną się brudne i bez względu na to, czy je używałeś czy nie. Kurz, resztki gumki i okruchy jedzenia sprzątaj natychmiast po zakończeniu danej czynności. Poświęcaj codziennie 3 - 5 minut na te działania, wtedy nie będziesz musiał robić "generalnych porządków", a wszystko będzie czyste. Dbaj o urządzenia, z których korzystasz, korzystaj z pomocy właściwych służb, jeśli to konieczne. Uporządkuj i urządź właściwie kąciki czystości i / lub odpoczynku oraz ustal z innymi współpracownikami harmonogram dbania o nie.
Krok 3 Nie wyrzucaj niczego byle gdzie, nie zostawiaj rzeczy brudnych. Poustawiaj wycieraczki i zapobiegaj powstawaniu kurzy, brudu i nieporządku. Nie stosuj zakazów, ale z uśmiechem proś (humorystycznym rysunkiem, tekstem, bezpośrednią uwagą). Nie zostawiaj materiałów "na jutro" - niszczy to bowiem od początku pozytywny nastrój nazajutrz i męczy. Ustaw plan działania na dzień następny według ważności i pilności spraw, nigdy nie zapominając o czystości i porządku wokół siebie. Zastanów się również nad swoim zachowaniem i utrzymaniem czystości w miejscach publicznych.
SCHLUDNOŚĆ - UTRZYMUJ W PORZĄDKU SAMEGO SIEBIE I SWOJE OTOCZENIE! Czyli: Ciągłe utrzymywanie w porządku, czystości i schludności miejsca pracy, pobytu, jego otoczenia i samego siebie. Dobra organizacja pracy w każdym momencie postępowania. Przygotowanie do działania w tym kierunku widoczne było przy realizacji trzeciego S - sprzątania. W rozwijaniu dotychczasowych osiągnięć postępowanie jest następujące:
Krok 1 Stwórz odpowiedni system organizacyjny w celu dbałości o porządek i skrzętne gospodarowanie - na użytek własny i zespołowy. Wykonaj harmonogram działań i schemat odpowiedzialności z dokładnym rozplanowaniem "przestrzeni" do utrzymania i umieść go w widocznym, łatwo dostępnym miejscu. W systemie indywidualnym powinien wisieć rozkład zajęć wykonywanych lub do wykonania w ciągu miesiąca, tygodnia i danego dnia.
Krok 2 W celu utrzymania wysokiego poziomu działań o obsługi we wszystkich komórkach firmy, kierownictwo powinno wprowadzić elementy wewnętrznego współzawodnictwa w zakresie dbałości o porządek i skrzętnego gospodarowania. Ważne jest ustalenie reguł postępowania, wprowadzenie regulaminu i jego ścisłe przestrzeganie oraz obiektywizacja oceny i jej rzetelność. Efektem powinno stać się ustalenie kolejności miejsc z podaniem uzasadnienia. Wyróżnione jednostki organizacyjne powinny otrzymać nagrody - niekoniecznie pieniężne, wręczane w odpowiedniej i uroczystej atmosferze, oddziałującej na innych pracowników. Pracownicy wyróżnieni będą dbać o swoje miejsce pracy i jego otoczenie tak jak w domu.
Krok 3 Powyższe działanie ma doprowadzić do możliwie najwyższego poziomu w zakresie Praktyk 5 S w całej organizacji, bez zdecydowanych różnic pomiędzy poszczególnymi jednostkami. Ważne jest więc podtrzymywanie systemu u siebie i wokół siebie, szczególnie przez przykład i stymulację stosowaną przez szefa. Przypatrz się postępowi, jaki został dokonany przez ciebie i przy tobie - schludność i czystość wpływa samoistnie i automatycznie na wzrost jakości, produktywności oraz satysfakcji pracowników. Zachęca do myślenia w kategoriach poprawy i doskonalenia. Zastosuj własne pomysły usprawniające i mów głośno o ich efektach.
SAMODYSCYPLINA - DAWAJ WŁASNY PRZYKŁAD - UCZ PRAKTYK 5 S! Czyli : Stosowanie i utrzymywanie dyscypliny postępowania i działania, szczególnie wobec siebie, a także w stosunku do współpracowników; zachęcanie ich do wspólnego udziału w utrzymywaniu Praktyk 5 S, uczenie i szkolenie - stosowanie własnego przykładu, dbanie o środowisko oraz bezpieczne warunki pracy. Zadaniem piątego S - samodyscypliny - jest nie tylko utrzymywanie, ale i rozwijanie kultury, potrzeby i świadomości dobrego zachowania, dbałości o porządek i gospodarności. Działania te powinny dotyczyć wszystkich i nie należy pomijać nikogo, mają się one stać naturalnym przyzwyczajeniem każdego zatrudnionego, a nie nadzwyczajną aktywnością. Stosowanie własnego przykładu jest ważne, jeżeli chcemy wpływać na innych i poprawiać warunki pracy. Szczególna odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa na kadrze menedżerskiej. Warto jest również wykorzystać tzw. nieformalnych liderów - osoby posiadające naturalne poważanie i autorytet. W dążeniu do powyższych wskazówek warto zastosować następujące postępowanie:
Krok 1 Zawsze pamiętaj o czystości, porządku, schludności i właściwej organizacji swojego miejsca pracy i jego otoczenia - tylko wtedy wywierasz dobre wrażenie. Dbaj także o porządny i schludny wygląd własny - zapewnisz sobie dobre samopoczucie i dobry odbiór u innych. Stosuj się do wewnętrznych regulaminów i procedur - jeśli uważasz że są niewłaściwe, doprowadzaj do ich zmiany, a nie do omijania i lekceważenia, gdyż obniża to morale i jakość pracy w całej organizacji. Wyjaśniaj ewentualne niedokładności i opóźnienia. Uśmiechaj się i zachęcaj do działań kulturalnie - takie postępowanie wpływa na atmosferę pracy i jej produktywność.
Krok 2 Traktuj swoje miejsce pracy jak drugi dom - i tak samo dbaj o czystość i porządek. Zwracaj uwagę na uporządkowanie pomieszczeń gospodarczych, dbaj o wszelkiego typu urządzenia, odpowiednie trasy (drogi ewakuacyjne) lub pomieszczenia muszą być wyraźnie i jednoznacznie oznaczone. Zachęcaj do regularnego uczestnictwa w szkoleniach odświeżających tego typu wiedzę. Zwróć uwagę na problem palenia tytoniu i utrzymywania miejsc do tego przeznaczonych.
Krok 3 Pomyśl o upiększeniu swego miejsca pracy oraz o dalszym usprawnieniu jej samej, zlikwiduj nieprzydatną ilość wewnętrznych dokumentów. Załatwiaj szybko prywatne telefoniczne sprawy i szanuj wspólny czas. Nie męcz ludzi długimi nasiadówkami i odprawami. Dobrze organizuj zebrania, określ ich tematykę, cele oraz czas ( po upływie 1 godz. Stają się nieefektywne). Bądź zwięzły i konkretny i wymagaj tego samego u innych. Wszelkiego rodzaju raporty, informacje i polecenia pisz wykorzystując najwyżej jedną kartkę, nie dopuszczaj w nich do wieloznacznej interpretacji. Pamiętaj o swojej roli dostawcy i klienta wewnętrznego. Dbaj o punktualność i terminowość oraz wymagaj ich od innych. Prowadź i kontroluj kalendarz i terminarz czasowy. Nigdy nie zapominaj o życzliwości i uśmiechu, stosuj samodyscyplinę zawsze zaczynając od własnej osoby.
